Eredményműhely

Sistemul Balanced Scorecard (BSC) a fost dezvoltat de Robert S. Kaplan și David P. Norton la Universitatea Harvard la începutul anilor '90. A fost un reper în domeniul managementului strategic deoarece oferă un instrument critic pentru companii să stabilească, să urmărească și să evalueze eficient obiectivele strategice. Cu ajutorul Balanced Scorecard, companiile pot identifica problemele la timp, pot căuta soluții alternative și pot gestiona eficient provocările, îmbunătățind semnificativ capacitatea organizației de identificare și soluționare a problemelor.

Balanced Scorecard include patru perspective principale care ajută afacerile să obțină o vedere echilibrată și cuprinzătoare asupra performanței lor. Aceste perspective sunt următoarele:

Perspectiva Financiară: Cum văd proprietarii compania și ce performanță financiară este necesară pentru succes?
Perspectiva Clienților: Cum văd clienții compania și ce așteptări ale clienților trebuie să fie îndeplinite pentru succes?
Perspectiva Proceselor Interne: În ce procese interne trebuie să excelleze compania pentru a satisface așteptările proprietarilor și ale clienților?
Perspectiva Învățării și Dezvoltării (cunoscută uneori și ca perspectiva "Creșterii și Inovației"): Cum poate compania să își mențină și să își îmbunătățească capacitățile necesare pentru schimbare și creștere?

Acest cadru nu este destinat doar îmbunătățirii performanței companiei în ansamblu, ci și creșterii motivației grupurilor și indivizilor, permițându-le să vadă și să evalueze măsura în care contribuie la atingerea obiectivelor de afaceri.

Eficacitatea și eficiența sistemului Balanced Scorecard depind în mare măsură de modul în care este implementat. Introducerea și operarea sistemului reprezintă o sarcină complexă care necesită angajament și atenție continuă din partea managementului. Pentru o aplicare de succes, este crucial să se selecteze indicatori relevanți, să se definească clar obiectivele strategice și să se monitorizeze continuu activitățile legate de aceste obiective.

1. Descrieri de Job de Înaltă Calitate

Afacerile de dimensiuni medii se confruntă adesea cu provocări în această zonă. Lipsa descrierilor de job sau descrierile superficiale fac imposibilă măsurarea performanței muncii, care este fundamentală pentru succesul sistemului BSC. O greșeală comună este că afacerile de dimensiuni medii nu acordă suficientă atenție pentru a dezvolta în mod precis și cuprinzător descrierile de job, sau dacă o fac, descrierile conțin adesea doar o listă generală de sarcini, terminându-se frecvent cu o clauză de genul "și alte sarcini atribuite de manager". Această abordare pune probleme semnificative pentru măsurarea și evaluarea performanței muncii, deoarece astfel de descrieri de job nu oferă criterii specifice, măsurabile.

Descrierile de job ar trebui să includă scopul poziției, sarcinile cheie, responsabilitățile și indicatorii specifici necesari pentru a măsura succesul. Acest lucru permite angajaților să înțeleagă clar așteptările și să contribuie la atingerea obiectivelor companiei. De asemenea, facilitează munca managerilor oferind o bază clară pentru evaluarea performanței și determinarea direcțiilor pentru dezvoltare.

O descriere de job bine formulată nu este doar un ghid pentru activitățile zilnice ale angajaților, ci și o piatră de temelie a succesului organizațional. În locul abordării "să faci ceva diferit în fiecare zi", sarcinile și obiectivele precis definite asigură continuitate, eficiență și rezultate măsurabile, care contribuie fundamental la succesul corporativ.

2. Structură Organizațională Stabilă

Fundamentul funcționării eficiente și al măsurării performanței este o organizație bine structurată. O structură organizațională stabilă este o prerechizită fundamentală pentru succesul corporativ, creând un echilibru între eficiență, transparență și flexibilitate. Structurile organizaționale tradiționale, mai puțin transparente și complexe, s-ar putea să nu satisfacă neapărat nevoile mediului de afaceri dinamic de astăzi.

O provocare comună este că astfel de structuri nu sunt actualizate regulat și adesea sunt prea complexe, complicând utilizarea lor în procesele zilnice de luare a deciziilor. În contrast, o structură organizațională bine organizată, transparentă și adaptabilă dinamic promovează comunicarea eficientă, sprijină procesele de luare a deciziilor și permite măsurarea și evaluarea continuă a performanței folosind sistemul Balanced Scorecard (BSC).

Când se aplică BSC, este deosebit de important ca structura organizațională să sprijine atingerea obiectivelor strategice, permițând companiei să răspundă la schimbările de pe piață, să recunoască oportunitățile interne de dezvoltare și să atingă o creștere sustenabilă pe termen lung. Prin urmare, structura organizațională nu ar trebui să sprijine doar activitățile operaționale curente, ci și să fie capabilă de adaptare și inovație, asigurând că compania poate implementa planul său strategic pe termen lung.

În rezumat, o structură organizațională stabilă, bine gândită, care definește responsabilități clare și canale de comunicare transparente, este esențială pentru măsurarea performanței corporative și asigurarea succesului pe termen lung.

3. Procese Clare

O companie funcționează eficient atunci când fluxurile sale de lucru sunt interconectate și consecvente. Execuția izolată a proceselor de lucru, unde diferite activități nu sunt legate organic una de cealaltă, reduce semnificativ eficiența corporativă și împiedică dezvoltarea continuă. Acest tip de operare nu doar că nu valorifică sinergiile, dar și complică evaluarea obiectivă a performanței.

Situația este și mai îngrijorătoare când organizațiile au fluxuri de lucru interdependente care se schimbă de la o zi la alta. Această practică nu este doar confuză și ineficientă, dar și subminează încrederea angajaților și reduce predictibilitatea muncii. Schimbările constante în procese obstrucționează lucrul eficient, cresc riscul de erori, împiedică îmbunătățirea continuă și dăunează moralei muncii.

Pentru eficiență și competitivitate, este esențial ca compania să dezvolte și să urmeze fluxuri de lucru bine definite, interconectate, care rămân consecvente în timp. Acest lucru permite optimizarea proceselor de lucru, reducerea redundanțelor și utilizarea mai eficientă a resurselor.

4. Echipă Bună

O echipă bună poate avansa obiective chiar și în condiții imperfecte. Din perspectiva succesului corporativ, poate compensa eventualele deficiențe ale structurii organizaționale și ale fluxurilor de lucru. Dinamica unei echipe puternice, coezive poate facilita semnificativ atingerea obiectivelor corporative, chiar dacă anumite elemente fundamentale - cum ar fi descrierile detaliate ale locurilor de muncă, structurile organizaționale stabile sau fluxurile de lucru bine definite - lipsesc. Flexibilitatea, operarea coordonată și angajamentul față de un obiectiv comun al acestor echipe pot acoperi golurile organizaționale și pot avansa proiectele lor.

Totuși, reținerea și motivarea echipelor excelente reprezintă provocări semnificative pentru lideri, în special pe termen lung. Unul dintre cele mai mari riscuri este suprasolicitarea și epuizarea rezultată, care poate duce la dezintegrarea echipei în timp. Suprasolicitarea poate duce, de asemenea, la scăderea satisfacției în muncă și la un nivel ridicat de fluctuație a personalului. Pentru a asigura performanța sustenabilă și succesul pe termen lung al echipelor, sunt necesare măsuri proactive din partea managementului. Acest lucru include definirea mai precisă a sarcinilor de muncă, rafinarea structurii organizaționale și a fluxurilor de lucru, și dezvoltarea sistemelor pentru recunoașterea și recompensarea angajaților.

5. Obiective și Strategie Clare

Deși fiecare companie are o formă de sistem de obiective, acestea sunt adesea superficiale sau adaptate intereselor personale. De exemplu, obiectivul principal al unui lider ar putea fi să-și mascheze propria incompetență, în timp ce obiectivul unui angajat care schimbă frecvent locurile de muncă ar putea fi să reziste o anumită perioadă, ignorând dinamica echipei și atingerea rezultatelor colective. Totuși, aceste obiective pe termen scurt, subiective, sunt dăunătoare pe termen lung, deoarece nu servesc intereselor și dezvoltării companiei.

Fără o strategie pe termen lung, companiile nu pot descompune sistematic obiectivele în sarcini de management specifice, măsurabile, ceea ce este esențial pentru o măsurare de succes a performanței și pentru îmbunătățirea continuă. Mentalitatea de "supraviețuire până mâine" nu conduce la o creștere sustenabilă sau la un avantaj competitiv. În schimb, atunci când formulează obiective și dezvoltă o strategie, organizațiile ar trebui să adopte o abordare proactivă și strategică, luând în considerare tendințele industriei, schimbările de pe piață și resursele interne. Acest lucru le permite să stabilească obiective realiste, dar provocatoare, care motivează echipele, facilitează învățarea organizațională și asigură succesul pe termen lung.

6. Etica în Afaceri și Responsabilitate

Luând în considerare standardele etice și obiectivele de sustenabilitate, companiile pot depăși focalizarea pe profit pe termen scurt spre practici de afaceri sustenabile și etice pe termen lung. Companiile etice tind să atragă forță de muncă talentată și loialitatea clienților, deoarece oamenii sunt înclinați să sprijine afacerile care acționează în concordanță cu valorile și convingerile lor. Mai mult, practicile etice de afaceri pot contribui la creșterea pe termen lung a reputației și valorii de marcă a companiei. Companiile care pun un accent puternic pe etică și responsabilitate socială rămân de succes și viabile pe termen lung.

7. Comunicare Bună

Deși comunicarea dominantă sau înșelătoare poate părea eficientă pe termen scurt, această eficacitate este de obicei bazată pe o percepție falsă și nu construiește o încredere și deschidere autentică. În astfel de cazuri, dezvoltarea organizațională reală va avea probabil de suferit pe termen lung, punând serios în pericol competitivitatea. Prin urmare, o comunicare bună este un factor cheie în funcționarea de succes și sustenabilă a corporației, facilitând colaborarea eficientă și eficiența pe termen lung. Comunicarea eficientă este fundamentală pentru învățarea și dezvoltarea organizațională și permite valorificarea inteligenței și creativității colective. Stilurile de comunicare înșelătoare sau dominante nu servesc intereselor pe termen lung ale organizației.

Comunicarea deschisă asigură că toată lumea este clară în legătură cu obiectivele și așteptările. Onestitatea promovează o cultură a feedback-ului constructiv și a rezolvării eficiente a problemelor, în timp ce comunicarea suportivă permite angajaților să se simtă în siguranță împărtășindu-și ideile, astfel încurajând apariția soluțiilor creative și inovatoare. Aceste stiluri de comunicare nu doar îmbunătățesc mediul intern de lucru, dar și întăresc percepția externă a companiei și poziția pe piață, contribuind la crearea unui avantaj competitiv durabil.

8. Ședințe de lucru eficiente

Ședințele devin productive atunci când au un scop precis, în special în domeniul măsurării performanței. Ca lider de afaceri, bazându-mă pe propria experiență, recunosc că anterior am neglijat acest aspect crucial, ceea ce a avut un impact negativ semnificativ asupra performanței companiei mele. Îmi este acum clar că întâlnirile bine structurate, orientate spre obiective, alături de o comunicare eficace, sunt esențiale pentru atingerea succesului. Structura întâlnirilor săptămânale axate pe măsurarea performanței poate fi dezvoltată astfel:

• Provocări, probleme și greșeli din săptămâna precedentă.
• Anunțuri, laude, rapoarte.
• Revizuirea performanțelor individuale.
• Stabilirea obiectivelor și cotelor pentru săptămâna viitoare.
• Prezentarea planurilor de acțiune propuse.

9. Interpretarea Corectă a Indicatorilor de Performanță

Interpretarea statisticilor și citirea corectă a graficelor sunt cruciale pentru operarea sistemului Balanced Scorecard (BSC). Indicatorii și statisticile servesc nu doar pentru a înțelege și a spori transparența operațiunilor corporative, ci sunt fundamental importanți pentru a trage concluziile corecte și pentru a determina obiectivele strategice pentru perioada următoare. Scopul principal al indicatorilor și statisticilor este de a detecta la timp tendințele și de a optimiza mai eficient operațiunile corporative. Acest lucru include luarea deciziilor eficiente, evaluarea performanței, analiza pieței, gestionarea riscurilor, planificarea resurselor, dezvoltarea produselor și serviciilor, precum și controlul calității.

10. Adaptarea și Integrarea Tehnologică

În era tehnologiei informației, datele fundamentale se schimbă dinamic și sunt actualizate continuu prin sisteme IT. Astfel, nu doar accesibilitatea datelor este importantă, ci și capacitatea noastră de a incorpora și aplica eficient aceste date în procesul de planificare strategică și evaluare a performanței. Bazându-mă pe mai mult de douăzeci de ani de experiență în tehnologia informației, aș sublinia că chiar și o eroare aparent nesemnificativă poate rezulta în costuri serioase și poate pune în pericol stabilitatea operațională a companiei. Prin urmare, selectarea infrastructurii IT adecvate și gestionarea fluidă a proceselor tehnologice trebuie să fie o prioritate. Numai în acest mod poate o companie rămâne competitivă pe termen lung în fața provocărilor pieței și își poate menține stabilitatea operațională.